Нефедов М.Ю.

Аспирант Университета Природы,

 Общества и Человека «Дубна»

Организация процедуры поступления и обработки данных для работы системы управления товарными запасами на торговых предприятиях

Аннотация: в приводимой статье автором без погружения в специальную терминологию рассматриваются две методики организации сбора и обработки информации с удаленных складов на центральном складе, в случае с предприятием с расширенной складской системой. Приводимые методики в обоих случаях нашли практическое применение с участием автора на крупных российских торговых предприятиях, таких как «Торговая площадь» и «LC-group». В обоих случаях применение этих методик показало высокую эффективность их использования и практическую ценность для организации работы автоматизированных систем управления запасами, а также организации систем автоматизированной отчетности, функционирующей на базе собираемых статистических данных.

При построении системы управления запасами на торговых предприятиях с широкой сетью представительств обязательно встает вопрос, каким образом организовать процедуру централизованного сбора и обработки данных для работы системы.  Очевидно, что для любого централизованного управления запасами на складах предприятия необходимо большое кол-во различных статистических данных отдельно по каждому складу наряду с текущим состоянием складских остатков.

На самом же деле статистическая информация различного рода требуется сотрудникам и руководству любой компании не только для функционирования системы управления запасами. Любое управление торговой и производственной компанией строится на разного рода отчетности, которая в свою очередь формируется на основании тех же самых статистических данных. Поэтому при выборе методов сбора и обработки данных необходимо учитывать разностороннюю прикладную значимость работы такого разрабатываемого инструмента.

Разобравшись с целями создания системы сбора и обработки информации, необходимо решить при помощи какого инструмента будет функционировать процедура сбора данных. Надо отметить, что централизованный автоматизированный сбор может осуществляться только учетных данных, т.е. данных заносимых в учетные базы на каждом отдельном складе. Учитывая разностороннее применение собираемых данных, целесообразно не интегрировать вместе систему сбора данных и систему управления запасами.

Очевидно, что для наиболее удобного пользования собираемыми данными целесообразнее всего получать их непосредственно в ту учетную базу данных, которая используется на центральном складе, выполняющему роль управляющего центра всей складской сети. Поскольку все учетные базы данных строятся по единым принципам, которые используют проводки приходно-расходных документов, то и для консолидации статистических данных необходимо обеспечить проводку таких документов в центральной базе данных, которые будут полностью идентичны проводкам на удаленных складах. На практике же очень сложно организовать полностью автоматизированный прием и проводку всех приходно-расходных документов в базе центрального склада, получаемых с удаленных складов. И поэтому, как правило, по большому ряду причин все-таки необходимо участие операторов для того, что бы отправлять все проводимые документы с удаленного склада на центральный, там их получать и в свою очередь проводить в центральной базе. Тем самым вырисовывается достаточно ощутимый минус при такого рода сборе статистической информации, который заключается в достаточной трудоемкости его использования.

Альтернативным способом организации сбора статистической информации с удаленных складов на центральный склад может служить практически полностью автоматизированный процесс передачи набора статистических параметров в отдельную базу данных. Для этого определяется перечень статистической информации, необходимой для сбора и обработки на центральном складе. К примеру, это могут быть: пономенклатурные расход за каждый день, приход, остатки на начало каждого дня: номенклатурный справочник на начало каждого дня, весовые и другие характеристики также на начало каждого дня и т.д. Далее организуется в базе каждого удаленного склада процедура, которая при ее запуске нажатием кнопки осуществляет подготовку и автоматическую отправку упомянутой требуемой отчетности. Ежедневно, таким образом, собирая файлы с отчетностью с каждого удаленного склада, на центральном складе также запускается процедура автоматической консолидации полученных данных. Любая отчетность может строиться путем написания запросов к такой консолидированной базе данных.

Выбор того или иного метода сбора и использования статистических данных, в конечном счете, в большей мере зависит от специфики организации товарного учета и организации управления товародвижением на предприятии. К примеру, использовать первый метод консолидации данных, целесообразно в случае с малым количеством удаленных складов, в случаях необходимости подготовки бухгалтерской документации по удаленным складам на центральном складе и т.п. Вторая методика эффективна наоборот, при большом количестве удаленных складов, а также многочисленных проводках на этих складах, т.е. тогда, когда повторять все эти проводки на центральном складе слишком трудоемко; либо при ограниченном перечне требуемых статистических параметров и т.д.

В заключении надо отметить, что построение эффективной системы управления товарными запасами без организации полноценной процедуры сбора и обработки информации практически не выполнимая задача. Существование автоматизированной системы сбора и обработки информации также позволяет создавать серьезную эффективную систему автоматизированной отчетности, которая  работая посредством запросов к базе данных существенно сокращает и трудозатраты на ее подготовку и в разы увеличивает качество и корректность самих отчетов.